Dags att sätta punkt

Idag har det offentliggjorts vem som blir min efterträdare. Jag gratulerar Jörgen och hälsar honom varmt välkommen till GU.

Då det samtidigt bara är några få veckor kvar av min anställning som förvaltningschef känns det naturligt att runda av mitt officiella bloggande.
Sedan augusti förra året då jag började blogga har det blivit 120 olika inlägg i diverse frågor. Intresset för bloggen har stadigt ökat och antalet individuella besökare är nu uppe i över 2000 per månad. De nyheter som väckt störst intresse är dels de universitetspolitiska och dels de där jag har utvecklat en personlig ståndpunkt.

Nu gör jag en paus i bloggande, men räknar med att komma igen senare i höst. Då blir det nog en annan vinkling och troligen lite mer personligt – vi får se.

Tack alla bloggbesökare och på återseende.

P-O

Organisationsarbetet – en uppdatering 4 maj

Samordningsgruppen för implementering av den nya organisationen leds av Lars Nilsson. I övrigt ingår i gruppen
Anna Lindholm, SA
Håkan Berg, Handels
Peter Kim, ledningskansliet
Marina Ghersetti, fd prefekt
Karoline Axelsson, informatör
Hanna Saldert, student

För att få igång förändringsprocessen i det som ska bli den nya förvaltningen har fyra tillfälliga samordnade chefer utsetts. En för vardera ny organisationsenhet:
Personal, ekonomi och myndighersstöd: Eddi Omrcen
Forskningsservice, utbildning och studentstöd: Magnus Gunnarsson
Infra: Marie Smedbro
Ledningssamordning: Peter Kim

Arbetet har kommit igång omedelbart.

Mer om organisationsarbetet

Idag, den 2 maj, har rektor beslutat om en ny administrativ organisation enligt det förslag som lades fram för ett par veckor sedan. Vidare har hon uppdragit åt samordningsgruppen, ledd av Lars Nilsson, att informera, driva på och vara en samordnande kraft i det fortsatta arbetet.  Men det är de ordinarie linjecheferna som har uppdraget att organisera stödverksamheten enligt de principer som rektor har beslutat om. Genomförandet påbörjas direkt och den nya organisationen ska vara på plats till årsskiftet.

Kompetenskartläggningen genomförs de två sista veckorna i maj. Alla chefer får förhandsinformation om syfte och uppläggning den 8 maj.

Vid tre tillfällen genomförs informationsmöten om den nya administrativa organisationen för alla intresserade – den 16/5, 21/5 och 28/5.

Den 11 juni på förmiddagen samlas nuvarande rektors ledningsråd för sista gången.
Den 11 juni på eftermiddagen möts alla nya chefer – primärt dekaner, prefekter, avdelnings- och kanslichefer och universitetsledningen. Det blir en gemensam avstamp inför det nya.
Den 12 juni på eftermiddagen samlas rektors ”nya ledningsråd” för första gången.

Fylligare information om vad som händer kommer inom kort att läggas ut på organisationsprojektets webbplats.

Internt förvaltningsnytt

Här kommer en sammanfattning av pågående aktiviteter:

Universitetsstyrelsen sammanträdde igår och utsåg bl.a. en ny prorektor – se här.

Rektor kommer den 2 maj att besluta om den nya administrationen i enlighet med framlagt förslag. Förslaget har varit på MBL och en övergripande riskanalys är godkänd. De lokala arbetsmiljökommittéerna ska jobba vidare med fördjupade analyser och åtgärdsplaner.

Annars kan man säga att införandet av den nya organisationen påbörjas i nästa vecka. En samordningsgrupp, ledd av ekonomidirektören Lars Nilsson, är utsedd. Den ska hålla ihop och driva på arbetet.
En bit in i maj genomförs också kompetenskartläggningen. Mer information om syfte och upplägg kommer.

Tre nya internsökande har anmält intresse för befattningen som överbibliotekarie. De kommer att intervjuas fram till 10 maj. Dessutom finns en extern sökande som redan har varit på intervju. Förhoppningen är att kunna utse en ny ÖB i maj månad.

Den interna utlysningen av personalchefsjobbet resulterade i fyra ansökningar, varav tre interna. Även här ska intervjuer genomföras snarast. Det vore bra med en ny personalchef på plats före sommaren.

En förvaltningschef rekryteras också. Jag är förstås inte inblandad i det, men det finns nog hopp om att det löser sig under våren.

Som jag tidigare meddelat har vi problem med personalstatistiken. Nu har internrevisionen snabbt tagit fram fakta i målet. Det visar sig att vår administration inte alls är så omfattande som gjorts gällande i andra sammanhang. Läs rapporten här.

Nästa ”förvaltningsträff” med umgänge och mingel blir den 16 maj från kl 16. Den arrangeras av IT- och fastighetsavdelningarna tillsammans i de nya lokalerna på Haraldsgatan.

Jag påminner om förvaltningens arbetsmiljödag den 13 juni. I år är vi på Artisten och på programmet står bland annat föreläsningar av Annika Härenstam om organisationsförändring, Mette Axelsson om hälsosam kost samt en upprepning av förra årets populära mätningar av ens kroppssammansättning och fri service och tillsyn av cyklar.

Förvaltningens chefer och kanslicheferna gör en sista gemensam studieresa i min regi den 24-25 maj till Bryssel. Vi ska bland andra träffa kommissionären för forskning och innovation och den svenska representationen. Tidigare år har vi besökt universiteten i Köpenhamn, Oslo, Helsingfors och Århus. Det brukar vara mycket givande och bidrar till en bättre sammanhållning.

Idag har det varit avtackning av en trotjänare. Chefen för serviceavdelningen, Lars-Göran Sandgren, går i pension efter 41 års anställning vid Göteborgs universitet.

Se upp med personalstatistik

I den nationella NU-databasen finns mängder av intressanta uppgifter. Databasen börjar också användas ute på lärosäten i takt med att man vill jämföra och värdera olika parametrar. Från Uppsala universitet fick vi för någon vecka sedan ta del av en jämförande studie över hur stor andel administrativ personal det finns vid olika lärosäten. Göteborgs universitet stack ut med en större och växande andel administratörer jämfört med andra. (GU ca 21%, övriga större lärosäten 16-17%).

Vår internrevision har därför granskat materialet och upptäckt att det inte är kvalitetssäkrat. Det är vi själva som levererar in data så Högskoleverket kan primärt inte lastas för detta.

Allt utgår ifrån vilka tjänstetitlar olika personer har och hur vi själva klassificerar personalen. För att statistiken ska bli användbar krävs att alla lärosäten gör på ungefär samma sätt. Men så är det inte! För vår del har internrevisionen konstaterat att ca 80 personer har klassats som administrativ personal medan motsvarande kategorier vid andra universitet är ”annan undervisande eller forskande personal” eller teknisk personal . Detta har förstås missgynnat GU i de jämförelser som har gjorts.

Vidare har internrevisionen konstaterat att den nationella statistiken inte alls stämmer med våra egna interna personaluppföljningar. Detsamma gäller för exempelvis Uppsala universitet som internt redovisar 21,9 % administrativ personal, men i den nationella statistiken 15,9 %.

Slutsatsen blir att man måste vara mycket försiktig med personalstatistik, särskilt om den ska ligga till grund för resursfördelning, besparingar och annat handfast. Vidare borde kanske Högskoleverket ta ett initiativ för att kvalitetssäkra sin NU-databas.

Rapporten från vår internrevision blir officiell inom ett par dagar och kommer då att distribueras.

Mer om förvaltningens lokaler

Program för kontorslokaler för GU

För ett par veckor sedan rapporterade jag om den segdragna process det har blivit med planeringen för en ny central förvaltningsbyggnad. Närmast väntar ett så kallat programsamråd där fem alternativa lokaliseringar presenteras. Här är underlaget (bifogad fil).

Parkeringsplatsen framför Schillerska gymnasiet är alternativ 1 och det som vi hela tiden har förordat.

Vasaparken har lyfts fram från Stadsbyggnadskontoret och är alternativ 2. Jag noterar att man nu inte tänker bygga uppe i parken utan längs Götabergsgatan mot Vasagatan. Det är i alla fall ett steg i rätt riktning, tycker jag.

Sedan finns tre ytterligare alternativ som känns mera knepiga.
Bygga om Valand!
Eller i två andra parker en bit från Vasagatan – Molinsparken respektive Hvidtfeldtsparken.

Programsamrådet, som närmast vänder sig till allmänheten tror jag, kommer att ske i slutet av maj. Stadsbyggnadskontoret får låna en lokal här i Vasaparken för att kunna visa upp sin planering.

Efter programsamrådet kommer det alltså att ta ett par år innan man är framme med detaljplan och eventuellt beslut om genomförande.

Mer om vår organisationsförändring

Sedan några år tillbaka genomförs varje vår och höst dialoger mellan universitetsledningen och de olika verksamheterna inom universitetet. Vi benämner dem fakultetsdialoger då huvudfokus förstås ligger på utbildningen och forskningen. Men också universitetsbiblioteket och ett antal övriga verksamheter under rektor omfattas av dialoger. I går var det dags för förvaltningens rektorsdialog och jag fick så att säga ”byta sida”.

Det var jag och 7-8 avdelningschefer som samtalade med rektor och prorektor. Med tanke på den stora och nära förestående organisationsförändringen blev det naturligt att vi höll oss till det ämnet.

Den gemensamma förvaltningen ska grupperas om till fyra nya och bredare avdelningar. Var och en ska ha en samordnande chef under förvaltningschefen. Men den riktigt stora utmaningen blir de nya arbetsformerna. Dels krävs en bättre intern samordning (mindre stuprör) mellan olika funktioner, dels ett nytt sätt att i direktkontakt möta och kunna stödja institutionerna. Hittills har den gemensamma förvaltningen i huvudsak jobbat via fakultetskanslierna, men nu blir det i många frågor bara två administrativa nivåer inom universitetet. Här har vi en stor utmaning framför oss, men också nya spännande uppgifter.

För att komma igång med förändringsarbetet är det en önskan från avdelningscheferna att rektor relativt snart beslutar och lägger fast den nya organisationens struktur – det är MBL på tisdag. Vi diskuterade också hur den interna rörligheten kan uppmuntras under hyggligt ordnade former. Ett inslag här blir kompetenskartläggningen som genomförs under maj månad.

För att leda och samordna förändringsarbetet bildas en samordningsgrupp som ska ledas av ekonomidirektören Lars Nilsson. Där ingår några avdelnings- och kanslichefer, en avgången prefekt och en student.

Nu är utrednings- och förberedelsefasen över och genomförandet ska påbörjas.
Jag vill nämna igen att jag själv är på väg att avsluta som förvaltningschef och därför inte aktivt deltar i förändringsarbetet.

Statens servicecenter

Jag har tidigare informerat om den nya myndigheten som byggs upp och är lokaliserad till Gävle och Östersund. Den börjar nu ta form och rekrytering av personal pågår. Uppdraget är i korthet att ta över delar av andra statliga myndigheters administration i syfte att det ska bli effektivare och billigare.

Nu har myndigheten fastställt sin så kallade tjänstekatalog. Det man i första hand erbjuder sig att hantera är följande tjänster:

• Löneadministration
• Rese- och utläggsadministration
• Tidredovisning
• Beslutsskrivning
• Tjänstepensionsadministration
• Redovisning och bokslut
• Kundfakturering
• Anläggningsredovisning
• Tidredovisning
• E-beställningstjänst inklusive leverantörsanslutning
• Leverantörsfakturahantering

Man har hela tiden talat om frivillighet för andra myndigheter att ansluta sig. Men känslan är att det efterhand kan komma påtryckningar ”uppifrån” om att det är lämpligt att gå med. Mycket hänger förstås på att vi kan påvisa att vi i egen regi effektiviserar och standardiserar på olika sätt. Exempelvis tror jag inte att statsmakterna kommer att tillåta att universitet och högskolor fritt väljer olika ekonomi- och personalsystem som vi har gjort hittills.

Det ska bli intressant att följa den nya myndigheten.

Intern rekrytering av personalchef

När nu Thomas Vestin lämnar befattningen bör vi snarast rekrytera en ny personalchef. I samråd med de fackliga organisationerna har vi kommit överens om att i första hand söka en chef internt. Vi vet att det finns kompetenta kandidater och det är angeläget att snabbt få en ordinarie personalchef på plats, inte minst med tanke på pågående förändringsarbete.

Befattningen läggs ut på måndag med möjlighet för intressenter att anmäla sitt intresse inom ett par veckor.

Ulf Broberg är från 16 april tillförordnad personalchef.

Prefekt- och chefsmötet den 10 april

På agendan fanns två viktiga frågor.

Först redovisades arbetsläget vad gäller vår blivande strategi – ”vision och vägval 2013 – 2020”. De båda prorektorerna, Margareta och Lennart, gjorde förtjänstfulla presentationer och intrycket är att de närvarande cheferna gillade vad som framfördes. Olika universitet tenderar dock att få ganska snarlika visioner och strategier. Kvalitet i utbildning och forskning, mera internationalisering och ett starkt samhällsengagemang är vad alla prioriterar – också Göteborgs universitet. Så här uttrycker man det i Lunds universitets nyligen fastställda strategi. Utmaningen i det avslutande visionsarbetet blir att ta sig an frågan ”hur”. Vad ska exempelvis mera konkret göras för att stärka vår forskning och internationalisering? En första version av dokumentet Vision och vägval ska presenteras för universitetsstyrelsen i juni.

Andra halvlek av chefsmötet handlade om den kommande organisationsförändringen. Håkan Berg, med hjälp av representanter för Prové, presenterade det förslag till en ny administrativ organisation som ska införas under 2012. I det här dokumentet sammanfattas presentationen. Mitt intryck är att förslaget till en ny organisation mottogs välvilligt och i huvudsak positivt. De frågor som ställdes handlade mest om hur förändringen ska genomföras och hur man säkerställer nya arbetsformer och smidigare administrativa processer. Det gäller också att försäkra sig om att institutionerna efterhand får den förstärkta kompetens de behöver och att hela reformen inte ökar de administrativa kostnaderna. Nu är projektet på väg att avslutas och ansvaret för genomförandet övergår till ordinarie linjeorganisation. Närmast väntar en obligatorisk riskanalys och en kartläggning av kompetensen hos all administrativ och viss teknisk personal. Det senare görs i maj månad med hjälp av en digital enkät.

Själv kliver jag successivt åt sidan och ska försöka att inte mer än nödvändigt lägga mig i den nya förvaltningens utformning. Ansökningstiden för en ny förvaltningschef går ut i morgon.